Tilaa uutiset sähköpostiisi

Ajankohtaiset järjestöuutiset 11 kertaa vuodessa.

Uutishaku

Hae aihealueittain

Ota yhteyttä

Yhdistyspalveluiden ajankohtaiset uutiset ovat Suomen Ladun tuottamia. Uutisista vastaavat Anniina Iivarinen ja Marianne Holmberg. Yhteydenotot ja palautteet:

yhdistyspalvelut@suomenlatu.fi

Raisiossa kutsuttiin päättäjät ruudulle

Raisiossa kutsuttiin päättäjät ruudulle

ma 26. huhtikuuta 2021 22.00.00

Raision Rinkka päätyi kokeilemaan virtuaalivälitteistä keskustelua päättäjien kanssa, kun perinteistä kokoontumista ei voitu järjestää.

Raision Rinkka päätti viime vuoden lopulla tarttua Suomen Ladun kampanjaan kutsua päättäjä ulos. Alkuperäinen suunnitelma oli kutsua päättäjiä ulkoilumajalle keskustelemaan ulkoilun edistämisasioista vähän ennen kuntavaaleja 2021. Koronarajoitusten takia kokoontumista ulkona ei kuitenkaan voitu järjestää. Koska suunniteltua tilaisuutta ei haluttu siirtää tai peruuttaa, päädyimme innovatiivisesti kokeilemaan, miten ulkoilun edistämisasioista keskustelu onnistuu  virtuaalivälitteisesti. Ja onnistuihan se.  

Tilaisuuden suunnittelu – monia asioita huomioitiin 

Hyvissä ajoin ennen tilaisuutta sovimme, mihin asioihin keskitymme ja keitä yhdistyksestä  tilaisuuteen osallistuu. Aikaa varasimme tunnin verran. Harjoittelimme myös keskenämme Google Meetin käyttöä ja sovimme, kuka keskustelua johtaa, miten yhdistyksen muut osallistujat  osallistuvat ja kuka seuraa tekniikkaa. 

Mietimme tarkkaan, keitä tilaisuuteen kutsutaan. Kutsulistalle päätyi sekä kaupunkia edustavia viranhaltijoita että valtuustossa vaikuttavia kuntapäättäjiä. Kutsu tehtiin Canva-ohjelmassa ja lähetettiin sähköpostitse hyvissä ajoin ennen tilaisuutta. Tilaisuuden osallistumislinkki teknisine ohjeineen toimitettiin omana viestinään ilmoittautuneille vähän ennen tilaisuuden ajankohtaa. 

Tilaisuuden kulku 

Aluksi kerrottiin lyhyesti Google Meetin tärkeistä toiminnoista ja muistutettiin, miten toimia, jos  yhteys katkeaa. Puheenjohtajamme esitteli yhdistyksen lyhyesti muutaman esitysdian verran ja  sen jälkeen siirryttiin itse asiaan. Olimme sopineet, että keskitymme tunnin tilaisuudessa  edistämään ulkoilumajamme ja sen ympäristön olosuhteita. Tätäkin olimme ennalta miettineet  tarkkaan: mitä korjauksia vuonna 1946 rakennettuun majaan, sen muihin rakennuksiin ja  ympäristöön haluamme. Majan olosuhteita esittelimme aiemmin otettujen valokuvien pohjalta.  Esitellyt valokuvat näkyivät ruudulla hyvin – ensin yleiskuvaa ja sitten yksityiskohtia. Keskustelu  kävi vilkkaana puolin ja toisin. Vapaa-aikalautakunnan puheenjohtaja kertoi myös miten kaupunki  satsaa ulkoilureitteihin ja ulkoilun edistämiseen tulevana vuonna.  

Keskustelu tilaisuudessa mielestäni sujui hyvin ja luontevasti. Tilaisuudesta jäi hyvä fiilis ja  sellainen olo, että saamme ulkoilumajan olosuhteisiin niitä parannuksia, joita esitimme. Myös  kutsutut päättäjät kiittelivät ja totesivat tilaisuuden olleen hyvä.  

Vastaavaa tilaisuutta suunniteltaessa kannattaa huomioida nämä: 

- Aloittakaa suunnittelu ajoissa. 
- Osallistujat eivät jaksa olla aktiivisia virtuaalitilaisuudessa pitkää aikaa. Tunnin kestoinen  tilaisuus on riittävä.
- Miettikää, mihin asioihin tunnin tilaisuuden aikana keskitytään: mitä yhdistys haluaa  edistää ja miten. Arvailujen varaan ei kannata perustaa, vaan kertoa perusteltu oma  ehdotus. 
- Osallistujat kannattaa valita sekä viranhaltijoiden että varsinaisten päättäjien joukosta.  Varsinaisia päättäjiä kunnissa ovat valtuustoon vaaleissa valitut edustajat, esimerkiksi  valtuustoryhmien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat. 
- Tilaisuuden kanssa kilpailevat myös muut ilta-aikaan sijoittuvat tilaisuudet ja kokoukset. Kaupungin tai kunnan kokouskalenteria kannattaa etukäteen tutkia – mihin päiviin  valtuuston, kaupunginhallituksen ja lautakuntien kokoukset ajoittuvat. Jos mahdollista,  niitä päiviä ei kannata valita.  
- Tehkää kutsu houkuttelevaksi ja lähettäkää se sähköpostitse hyvissä ajoin. - Lähettäkää omana viestinään vähän ennen tilaisuutta kokouslinkki ja tekniset ohjeet.  Ohjeissa on hyvä mainita, kuka antaa teknistä tukea, jos sitä tarvitaan. 
- Sopikaa rooleista. Keskustelua johtava ja osallistujia puhuttava keskittyy omaan rooliinsa.  Muistion kirjoittamiseen kannattaa valita oma henkilönsä.  
- Olkaa ajoissa paikalla! Virtuaalitilaisuus kannattaa avata hyvissä ajoin, jotta aikaa jää äänen  ja kuvan testaamiselle sekä ns. lämmittelevälle jutustelulle ennen varsinaisen tilaisuuden  alkua. 
- Muistakaa lähettää muistio kaikille osallistujille tilaisuuden jälkeen. 
- Muistakaa kiittää osallistujia. Jos kyseessä on ollut konkreettisia ehdotuksia, esimerkiksi  meillä ulkoilumajan parannuksia, voi osallistujat kutsua katsomaan parannettuja  olosuhteita paikan päälle sopivana hetkenä. Tehdyn työn tulosta on aina mukava  tarkastella.

Tarja Aittala

Ladataan...