Nyt sattui Juhaa leukaan – Näin viestit kriisitilanteessa

ti 15. elokuuta 2017 15.44.00

Suomen Ladun uusi kriisiviestinnän pikaohje yhdistyksille auttaa, kun hätä on käsillä.

Mikä on kriisi?
Onnettomuus, vakava läheltä piti -tilanne, rikos tai luonnonmullistus.

Mikä on toimintatapamme?
Suomen Ladun toimintatapana on avoimuus silloin, kun se on vain mahdollista. Olemme kaikessa rehellisiä. Toimimme kriisin sattuessa aloitteellisesti ja nopeasti.

Jäsenyhdistysten kannattaa valmistautua kriisiin muokkaamalla tämä kriisiviestinnän pikaohje omaan ympäristöön sopivaksi sekä sopia tiedotuksen vastuuhenkilöistä jo hyvissä ajoin etukäteen. On myös hyvä käydä yhdistyksessä keskustelua siitä, kuinka tärkeitä avoimuus ja aloitteellisuus ovat kriisin sattuessa.

Myös muut kriisiviestintään liittyvät roolit pitää sopia ennakkoon: kenelle muulle kuin puheenjohtajalle ilmoitetaan, kuka vastaa julkisesta kommentoinnista, kuka hoitaa tiedotuksen medialle, kuka raportoi sidosryhmille?  

Mitkä sidosryhmät tulee ottaa kriisiviestinnässä huomioon?
Suomen Ladun ja sen yhdistysten tapahtumia varten pitää tehdä turvallisuussuunnitelma, jossa pitäisi määritellä myös kriisiviestinnän kannalta tärkeät sidosryhmät. Yhdistyksille tärkeitä sidosryhmiä ovat oman yhdistyksen toimijoiden lisäksi paikalliset kumppanit, media ja kunta. Jos paikallinen kriisi koskettaa valtakunnallisesti, paikallisten sidosryhmien lisäksi tärkeitä sidosrymiä ovat Suomen Ladun hallitus ja henkilökunta sekä valtakunnalliset mediat.

Miten toimin kriisin sattuessa?

1. Onnettomuuden, rikoksen tms. sattuessa ota yhteys heti yhdistyksesi puheenjohtajaan tai hallituksen jäseneen sekä kriisiviestinnästä vastaavaan henkilöön.
2. Kerro lyhyesti mitä on tapahtunut, missä, milloin, kuka/ketkä ovat olleet osallisina ja miksi näin on tapahtunut.
3. Tämän jälkeen olisi hyvä, että ainoastaan puheenjohtaja tai kriisiviestinnästä vastaava henkilö vastaa asiaan liittyviin kysymyksiin, tulivatpa ne asiakkailta, jäseniltä, medialta tai omilta sidosryhmiltä.
4. Yhdistyksen viestinnästä vastaava laittaa asiasta tiedotteen yhdistyksen käyttämiin viestintäkanaviin (kotisivuille, Facebookiin, Twitteriin) ja tarvittaessa paikallismedioillle. Tarvittaessa voidaan järjestää jäsenille ja sidosryhmille myös tiedotustilaisuus.
5. Kriisistä olisi tärkeä viestiä mahdollisimman pian myös keskusjärjestölle. Erityisesti, jos apua tarvitaan kriisin jälkihoidon tai mediasuhteiden kanssa. Järjestön toimihenkilöt raportoivat tarvittaessa järjestön hallitukselle.
6. Kriisin jälkeen kannattaa seurata aktiivisesti paikallista mediaa ja sosiaalista mediaa, ja puuttua asiaan, jos kriisiin liittyvää väärää tietoa medioissa esiintyy.
7. Onnettomuuksista ja läheltä piti -tilanteista pitää yhdistysten ilmoittaa Suomen Ladun hallintopäällikölle, joka raportoi niistä Tukesille.