Kun yhdistykset etäkokouksiin digiloikkasivat

ma 27. huhtikuuta 2020 10.00.00

Poikkeusolojen takia perinteisten kokousten vaihtoehdoksi on tullut etäkokoustaminen erilaisia virtuaalisia ratkaisuja käyttäen.

Koronapandemian takia on poikkeusoloja eletty jo tovin aikaa. Poikkeusolot ovat muuttaneet jokaisen elämää ja rutiineja varmasti monella tapaa. Latulaisena on ollut ilo havaita, että suomalaiset näyttävät löytäneen uudelleen ulkoilun, lähipolut ovat tulleet jopa ruuhkaisiksi, suosituimmista retkikohdepoluista puhumattakaan. Yhdistyksille poikkeusolot ovat muuttaneet ainakin kokouskäytäntöjä. Kokouksia ei ole nyt pystytty pitämään perinteiseen tapaan sovittuun paikkaan kokoontumalla. Vaihtoehdoksi onkin tullut etäkokoustaminen hyödyntäen erilaisia virtuaalisia ratkaisuja, esimerkiksi Google Hangoutsia tai Hangouts Meetiä. Kyllähän se kokous onnistuu ruudullakin, mutta vaatii hieman harjoitusta niin tekniikan haltuunoton kuin käytäntöjenkin sisäistämisessä.

Etäkokouksiin valmistautuminen tärkeää

Etäkokousta täytyy suunnitella vähän enemmän kuin perinteistä kokousta. Koollekutsujan on pohdittava muun muassa miten puheenvuorot pyydetään ja osallistujia aktivoidaan – kaikkien ääni kun tulee saada kuuluville. Äänen kuuluvuuden osalta on tärkeää tiedostaa, että käytettävä tekniikka pitää testata hyvissä ajoin ennen aloitusta – osallistuu sitten tietokoneella, puhelimella tai tabletilla. Hyvä tapa on tarjota matalan kynnyksen harjoittelumahdollisuutta sopimalla ennen varsinaista kokousta vaikka puolisen tuntia kestävä hetki, jolloin halukkaat voivat kokeilla omaa laitettaan sen toimivuuden varmistamiseksi. Esimerkiksi LoLa on omalla alueellaan tarjonnut pari harjoituskertaa, johon on voinut vapaasti osallistua.

Koollekutsuja varaa kokouksen ja toimittaa sähköpostissa osallistujille kutsulinkin. Kutsulinkin sisältävä sähköpostiviesti kannattaa laittaa talteen, koska kokoukseen liitytään linkkiä napauttaen. Kutsuun kannattaa lisätä ohjeet oman laitteen testaamisesta, mahdollisuudesta osallistua puhelimella soittaen sekä kokousmateriaali. Osallistujan on syytä perehtyä kutsuun, sen ohjeisiin ja mukana tuleviin materiaaleihin hyvissä ajoin. Osallistujan kannattaa myös rauhoittaa itselleen tila, jossa keskittyminen ja etäkokoustaminen onnistuu häiriöttä.

Etäkokouksen aikana on keskityttävä kuuntelemaan – päällekkäin ei saa puhua

Etäkokouksessa videokuvan päällä pitäminen lähentää ja poistaa etäisyyden tuntua. Jos kuitenkin ääni alkaa pätkimään, niin videokuva kannattaa laittaa pois päältä. Kuvadata vie nimittäin tietoliikennekaistaa enemmän kuin pelkkä ääni.

Äänen kuuluminen ja aktiivinen kuuntelu on tärkeää. Jos puhutaan päällekkäin, niin siitä ei saa selvää kukaan. Mikrofoneja voi pitää pienen osallistujajoukon kesken auki, mutta kokemus on osoittanut, että suuremmalla joukolla saattaa äänen kiertoa tapahtua. Voi myös käydä niin, että kokouksen aikana jonkun osallistujan lapsi tai lemmikki alkaa pyytämään huomiota tai naapuri alkaa porata taulukoukkua seinään. Kaikki taustaäänet tuppaavat kuulumaan erittäin vahvasti, joten mikrofoni on syytä sulkea ainakin niiden esiintyessä. Omaa keskittymistään ja äänen kuuluvuutta voi parantaa käyttämällä kuuloke-mikrofoni-yhdistelmää tai puhelimen mukana tulleita nappikuulokkeita. Nappikuulokkeiden liitin käy useisiin tietokonemalleihin.

Ennen varsinaisen kokouksen aloittamista on hyvä kertoa pelisäännöt, miten esimerkiksi puheenvuoroja pyydetään ja äänen kuuluvuuden varmistamiseksi käydä pieni juttelukierros. Moni virtuaalinen ratkaisu mahdollistaa pikaviestittelyn eli tsättäämisen kokouksen aikana. Sen käytöstä kannattaa sopia yhteisesti ja myös ennen kokouksen alkua yhdessä testata, että kaikki saavat viestin lähetettyä. Pikaviesteihin on tarkoitus kirjoittaa lyhyesti ja se toimii varajärjestelmänä, jos jonkun osallistujan äänen kuuluvuutta ei saada varmistettua. Tällöin osallistuja voi kirjoittaa kommenttejaan pikaviestein.

Puheenjohtajan ei tarvitse tehdä kaikkea

Jos osallistujajoukossa on kokeneempi etäkokoustaja, voi puheenjohtaja sopia etukäteen hänen kanssaan, että kokouksessa materiaalin näyttää eli jakaa laitteeltaan joku toinen henkilö kuin puheenjohtaja. Materiaalin näyttäjä voi myös samalla seurata pikaviestittelyä, jolloin puheenjohtaja voi keskittyä olennaiseen eli kokouksen vetämiseen ja osallistujien aktivoimiseen näkemysten esille saamiseksi. Tässä tapauksessa puheenjohtajan on syytä varmistaa, että aineiston näyttäjällä on kaikki tarvittava materiaali hallussaan ennen kokousta.

Jos tekniikka tökkii…

Alla hyväksi havaittuja vinkkejä, jos ääni tai kuva alkaa pätkimään:

• Kytke videokuva pois päältä. Yhteys on kevyempi ilman kuvaa.
• Kokeile vaihtaa huonetta tai tilaa. Tietoliikennekaistasi kuuluvuus saattaa vaihdella eri huoneissa riippuen yhteystyypistäsi.
• Sulje yhteys kokonaan ja kirjaudu uudelleen. Jos mahdollista, kirjoita tätä ennen pikaviesti ja ilmoita aikeistasi muille.
• Jos kotonasi joku muu käyttää tietoliikenneyhteyttä, esimerkiksi katselee YouTubea tai Netflixiä, olisiko mahdollista, että katselun voisi keskeyttää etäkokouksesi ajaksi?
• Kokeile osallistumista puhelimella. Kutsussa on mainittu, jos puhelimella osallistuminen perinteisesti soittaen on mahdollista. Tällöin soitat kutsussa mainittuun numeroon ja kun numerosta pyydetään kokouksen tunnuslukua, näpyttelet sen, odotat hetken ja olet kokouksessa.

Lopuksi muista myös antaa itsellesi ja kokouksen vetäjälle palautetta siitä, miten onnistuttiin ja minkä voisi tehdä toisin. Ole myös itsellesi armollinen – kukaan ei ole seppä syntyissään, ei edes etäkokoustamisessa. Harjoitus saattaa kuitenkin tehdä tässäkin lajissa mestarin!

Tarja Aittala

Lounais-Suomen latualue, aluetyöryhmän jäsen