Uutishaku
Hae aihealueittain
Ota yhteyttä
Yhdistyspalveluiden ajankohtaiset uutiset ovat Suomen Ladun tuottamia. Uutisista vastaavat Marianne Holmberg ja Lotta Vuorela. Yhteydenotot ja palautteet:
yhdistyspalvelut@suomenlatu.fi
Henkilötietojen kevätsiivouksen aika
to 28. helmikuuta 2019 08.49.00
Nyt on aika käydä läpi yhdistyksen mapit ja nimilistat!
Uusi EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) astui voimaan 25.5.2018. Viime vuonna teitte hallituksen kanssa töitä henkilötietojen lainmukaisen käsittelyn eteen ja loitte tai päivititte tietosuojaselosteita yhdistyksen henkilötietolistoille.
Käykää läpi, miten säilytätte tallessa pidettäviä asiakirjoja ja henkilötietoja. Miettikää myös, miten hävitätte asiakirjat ja henkilötietolistat, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää perustetta. Tässä lista siivoustyön avuksi. Listasta näette, mitä yhdistystoimintaan kuuluvia henkilötietolistoja ja asiakirjoja kuuluu säilyttää ja kuinka pitkään.
|
Asiakirja/henkilötietolista |
Kuinka kauan säilytetään |
Muuta huomioitavaa |
|
Yhdistyksen säännöt |
pysyvä |
|
|
Kokousten pöytäkirjat liitteineen |
pysyvä |
|
|
Toimintasuunnitelmat ja vuosikertomukset |
pysyvä |
|
|
Historiallisesti arvokkaat asiakirjat, tiedotteet, lehdet ja puheet ym. |
pysyvä |
|
|
Työsopimukset ja -todistukset (jos yhdistyksessä palkattuja työntekijöitä) |
10 v työsuhteen päättymisen jälkeen |
|
|
Palkkakortit/palkanmaksutiedot |
50 v |
|
|
Kirjanpitoaineisto |
10 v |
|
|
Maksuttomien tapahtumien/kurssien/retkien tms. osallistujalistat |
max 1v /anonymisoituna on ok säilyttää pidempään. |
Älkää hävittäkö osallistujamääriä ja tilastointitietoja (sukupuoli ja ikä), ennen kuin olette raportoineet ne SL:n toimintakyselyssä keskusjärjestölle. |
|
Maksullisten tapahtumien/ kurssien /retkien tms. osallistujalistat |
10 v |
Säilytetään kirjanpitoaineiston liitteenä. |
|
Osallistujien arkaluonteiset tiedot (esim. allergiat ja sairaudet) |
Hävitetään heti tapahtuman jälkeen. |
Arkaluonteisia tietoja tulee säilyttää erittäin huolellisesti! |
|
Vapaaehtoisten listat |
Harkinnan varainen, niin kauan kuin tieto on tarpeellista |
Säilytysaika kerrottu listaan liittyville esim. tietosuojaselosteessa. |
|
Avainlistat (esim. avantouintikoppi/ varasto tms. ) |
Harkinnan varainen, niin kauan kuin tieto on tarpeellista |
|
Tärkeää on muistaa koko tietosuoja-asetuksen nyrkkisääntö: Henkilötietoja tulee käsitellä huolellisesti ja ne tulee hävittää, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää tarvetta.
Lisätietoja:
Sirkku Juntunen
sirkku.juntunen@suomenlatu.fi
puh. 050 559 7446
